>Har ditt selskap et bevisst forhold til onboarding?

Har ditt selskap et bevisst forhold til onboarding?

Når man skal planlegge den nyansattes ankomst, er det naturligvis også en del praktisk som må løses; utstyr må bestilles og tilgangen til systemene må settes opp. Husk også å avtale tidspunktet for oppstart i god tid. En vellykket ansettelse krever at lederen gjør det riktige allerede før den nye medarbeideren har sin første arbeidsdag. – Den første arbeidsdagen bør du gjennomføre en oppstartsamtale hvor dere går gjennom introduksjonsplanen og læringsområdene, avklarer og samstemmer forventningene og introduserer nærmeste kolleger. Gevinsten er blant annet at du beholder gode medarbeidere lenger..

Onboarding er en prosess som innebærer at nyansatte får hjelp til å tilegne seg kunnskap, ferdigheter, og atferd som trengs for å bli et fullverdig medlem av den nye arbeidsplassen. Onboarding er et viktig moment for hele organisasjonen, ikke bare for den ansatte.

Ny i en organisasjon

Som ny i en organisasjon er det mye man må sette seg inn i. I tillegg til å bli opplært innenfor arbeidsoppgavene en skal utføre, handler det om å bli en del av organisasjonen (Van Maanen & Schein, 1979). Et moment som går igjen i denne prosessen er læringens sentrale rolle (Chao, 2012). Som nyansatt må en ta til seg kunnskaper om ulike oppgaver og lære seg hvordan organisasjonen og de ansatte fungerer som helhet. Ved å tilegne seg nye kunnskaper beveger den nyansatte seg over ulike grenser – både fysiske og kunnskapsmessige. Den nyansatte blir en fysisk del av den nye arbeidsplassen, og med tiden også en del av den regjerende kunnskapskulturen. I følge John Van Maanen og Edgar H. Schein (1979) kalles denne prosessen for organizational socialization, men har også i senere tid fått tilnavnet onboarding (Bauer & Erdogan, 2011). Begrepet onboarding har blitt kritisert for ikke å gjelde sosialiseringsprosesser der individer endrer jobb innenfor samme organisasjon (Chao, 2012). På den andre siden kan sosialiseringsbegrepet være nokså bredt. Hvis man tar oppfatningen om at læring i seg selv er en kontinuerlig og livslang prosess på alvor, kan hele karrieren til en enkeltperson karakteriseres som en sosialiseringsprosess (Van Maanen & Schein, 1979).

Organisasjoner som bruker mye tid og ressurser på sine nyansatte i form av et godt onboardingsprogram ryktes å få fordelen av lojale, tilfredse og effektive ansatte senere.  Hvis onboarding har så mange fordeler, hvorfor har ikke alle organisasjoner et velfungerende onboardingsprogram?

Modell for onboarding

Selv om onboarding i teorien kan virke som en god idé, er det ikke alltid like enkelt å få det til i praksis. Det kan det være ulike grunner til. I følge Bauer og Erdogan (2011) er det flere faktorer som spiller en rolle i en suksessfull onboardingsprosess; nyansattes kjennetegn, nyansattes atferd, samt organisatorisk innsats. Bauer og Erdogan mener at disse faktorene påvirker hvordan den nyansattes tilpasning i organisasjonen blir, som igjen har konsekvenser for utfallet av prosessen. Dette blir illustrert i en generell onboardingsmodell:

Bilderesultat for Bauer og Erdogan sin onboardingsmodell

Bauer og Erdogan sin onboardingsmodell

Å lage et onboardingsprogram som fungerer like bra for alle kan være en vanskelig oppgave. Å bygge kultur, holdninger, kunnskap og ferdigheter helt fra starten av et arbeidsforhold, får nye medarbeidere kjapt på rett spor og øker verdiskapningen. For hver onboarding har dere et oversiktlig oppgaveløp som trinnvis tar HR og respektive leder gjennom de ulike oppgavene som sørger for å ivareta nye medarbeidere.  HR sin oppgave er å tilrettelegge for en god prosess og ha ansvar for enkelte elementer, men det er lederen som har hovedansvaret for en god innfasing. For å klare å forankre prosessen i organisasjonen og synliggjøre nytteverdien, er det viktig å måle resultater.

4human har et utviklet et verktøy for onboardingsprosess innunder onboardingshåndboken. Håndboken kan gi store besparelser på tid som brukes på å få nyansatte produktive. les mer her>>

10 tips for en god onboarding

  1. Utnevn en ansvarlig. Som den nyansattes nærmeste sjef har du hovedansvaret for introduksjonen. Men det er også lurt å delegere innføringen av arbeidsoppgavene til en medarbeider. Da får medarbeideren en sjanse til å utvikle seg og trene på en ledende rolle, samtidig som den nyansatte får en fadder eller coach. Velg en medarbeider som husker hva slags problemer og spørsmål man støter på som nyansatt.
  2.  Legg opp en plan. Det tar tid å lære seg en ny arbeidskultur. For å bli kjent med alle de ulike fasene; budsjettprosessen, en ny forretningsplan, bør introduksjonsplanen strekke seg over lengre tid – kanskje et helt år. Det holder ikke med å hilse på nye kolleger og bli presentert for bedriften med noen flotte powerpoints. Vær spesielt nøye hvis det er den nyansattes første jobb – da har du et ekstra ansvar.
  3. Legg det praktiske til rette. Hver eneste nyansatt skal føle seg velkommen, og da er det selvsagt at det er satt opp en arbeidsplass med de verktøyene som trengs i jobben; telefon, data, mailadresse og liknende. Dersom det finnes en HR-avdeling kan oppgaven gå til dem.
  4. Gå gjennom alle systemer. Sett av rikelig med tid for en grundig gjennomgang av hvor du finner all den informasjonen en kan få bruk for, fra intranett til timelister.
  5. Begynn i det små. Start introduksjonen i den gruppen eller avdelingen den nyansatte skal arbeide i. Deretter er det tid for en innføring i hele organisasjonen. Tilbake på avdelingen vil medarbeideren være bedre rustet for eget arbeid og intern kommunikasjon.
  6. Lag en “heng deg på”-plan. Sørg for at den nyansatte deltar i andre medarbeideres arbeidsoppgaver, kundebesøk, interne og eksterne møter og andre relevante aktiviteter. På denne måten blir den nyansatte kjent med nye kontakter og situasjoner, og får en sterkere relasjon med de andre kollegene.
  7. Still krav. Vi forventer oss at mennesker tar ansvar for sin egen opplæring, men dette er lettere sagt enn gjort. En ny medarbeider er nysgjerrig. Still derfor krav fra begynnelsen om at medarbeideren leser bedriftsplanen,årsregnskap og lignende, og kanskje til en viss grad tar visse kurs.
  8. Gi tilbakemeldinger kontinuerlig. Sett deg ned sammen med den nyansatte for å høre hvordan det går, svare på eventuelle spørsmål og for å gi tilbakemeldinger. Ta heller korte møter ofte, enn lange møter sjelden.
  9. Følg opp. Sørg for at den nye medarbeideren deltar og bidrar med kunnskapene sine. La medarbeideren fortelle hva han eller hun har lært seg, for eksempel etter de tre første månedene. Ta vare på konstruktive tanker, ideer og tips, og vær mottagelig for kritikk. En ny medarbeider har nye, friske øyne og kan ha mye å lære de som allerede har vært ansatt en stund.
  10. Legg til rette. Etter seks til ni måneder begynner en ny medarbeider ofte å reflektere over om arbeidsoppgaver, bedriftskultur, forretningsidé og verdisett føles riktig. Spør om medarbeideren trives, om arbeidet og bedriften står til forventningene. Undersøk om ansettelsen ble som dere hadde tenkt – for begge sider. De medarbeiderne som opplever at de er i feil jobb slutter ofte i denne fasen.

Vi har også en nedlastbar sjekkliste for en god onboardingprosess. Last ned gratis onboardingssjekkliste her

Kilder:
Bauer, T. N., & Erdogan, B. (2011). Organizational Socialization: The Effective Onboarding of New Employees. I Zedeck, S. (Red.), APA Handbook of Industrial and Organizational Psychology: Maintaining, expanding, and contracting the organization, Vol. 3. (s. 51-61). USA: American Psychological Association

Chao, G. T. (2012). Organiizational Socialization: Background, Basics, and a Blueprint for Adjustment at Work. I S.W.J Kozlowski (Red.), The Oxford Handbook of Organizational Psychology. (s. 579-614). New York: Oxford University Press

Van Maanen, J. E. & Schein, E. H. (1979). Toward a theory of organizational socialization (No. 96077.). Massachusetts Institute of Technology (MIT), Sloan School of Management.

Mariam Winther
Innholdsprodusent

Last ned nå!
Publisert den: 10-07-2018
2018-08-27T10:05:11+00:00